その手があったか！仕事の効率化のためにやっていること！
皆さん、仕事を効率化していますか？
僕は、普段から効率的な方法を考えるのが好きです。
朝起きて、まず、お湯を沸かします。
沸かしてる間に、朝食の準備をしたりします。
ドロップコーヒーに沸いたお湯を入れ、ドロップしている間に、仕事しながら飲むお茶をボトルに用意したりします。
仕事に対しても、いろいろ、考えて、実践しているので、今回、効率化のために僕のやっていることを紹介したいと思います。
効率化に興味のある方、もっと効率化したい方、ご参考ください。
Chromeを利用する
Chromeは、とにかく速いし、セキュリティ的にも力を入れています。
Googleは、セキュリティに対して、報奨金制度を用意していて、セキュリティ的な脆弱性を報告してくれたエンジニアに、結構いい報酬を支払っています。
なので、ある程度、信頼して利用しています。
ただ、拡張機能には、注意が必要です。
機能拡張のためなので、アクセス履歴をサードパーティ（外部）のDBに保存したり、ウイルスのような振る舞いをすることもあります。
拡張機能に関しては、必要最低限の利用をお勧めします。
スピードに関しても、かなり力を入れているようで、僕も快適に利用させてもらっています。
ウェブページを開くと、そのページにあるリンクに対して、クリックする備えのために、DNSクエリーをアクセスした時点で行うという徹底ぶりです。
DNSクエリーとは、名前解決とも言い、xxxx.com や xxx.co.jp などのドメイン名を実際のアクセスで利用するIPアドレスに変換する行程です。
ブラウザのタブを開けっぱなし
僕は、ブラウザのタブを開けっぱなしにしています。
利用し終わったものを開けっぱなしにするのではなくて、定期的に利用するもの、作業中のものを開いておきます。
開いておくことで、進行中の作業を把握し、忘れないようにします。
完了したら、閉じるようにしています。
タブが増えすぎた場合、定期的にアクセスするものは、お気に入りに入れて閉じます。
お気に入りに入れておく際も、進行中、ウィークリー、マンスリーのように分けて見れるようにします。
テキストファイルを開けっぱなし
PC上のテキストファイルは、２つの用途で開いておいています。
一つは、TODOリストで、長期的にもやらないといけないことを書くのと、その日にやらないといけないことを書いておきます。
二つ目は、会議ごとの自分議事録です。
会議で、自分に関係することをメモっておいて、あとで見直します。
Evernote のような、オンラインのメモでもよいかもしれません。
定期的に保存しましょう！
スケジュールにやることを登録しておく
皆さん、会議や出かける予定を入れていても、仕事の「〜をまとめる」などの作業を入れてる人は、いるでしょうか？
何かを集中して整理したり、考えたりする必要がある場合、時間をとって行うようにしています。
システムエンジニアなので、システム運用フロー整理、手順整理、予算整理など、スケジュールに入れています。
こうすることで、やることが明確化されるのと、時間を確保できて、忘れることもありません。
メールは、極力見ない
僕は、システムエンジニアなので、できていますが、営業職などの方は、お付き合いのあるお客さんが、メールのコミュニケーションを主に利用されてると、見ないわけには、いかないかもしれません＾＾；
メールは、楽なアイテムで、時間に余裕を持って、仕事を進めることができます。
逆に言うと、時間がかかるコミュニケーションです。
なぜなら、メールを書くには、宛先、送り主、挨拶、わかるような説明文を考えて、双方がコミュニケーションをとるからです。
つぐに返事が来ることもありますが、待つことが多いのではないでしょうか？
時間のかかるコミュニケーションなので、僕は、できるだけメールを見ることを避けています。
本当に（急ぎで）、必要であれば、何かしら、もっと確実にコミュニケーションできる手段で連絡が来ます。
たまに、CCに入ってる人など、周りから メール来てますよ とか メール見てください と言われることもあります。
教えてくれる人には、感謝しましょう！
ただ、上司などチェック必要な人は、ディレクトリを分けて、たまに確認しています。（たまに対応遅れたりもします。）
その代わり、プロジェクトごと、部署ごとのオープンなチャットや個別のメッセンジャーを重視しています。
プロジェクトごと、部署ごとのチャットであれば、目的がある程度、絞られますし、誤解があっても軌道修正が早くできます。
個別なコミュニケーションに気を遣って、遠慮する人もいるようですが、僕は、初めての人でも構わず、問い合わせます。
いきなり失礼な！などと言われたことは一度もありません。
また、メッセンジャーで時間がかかりそうであれば、音声、オンライン会議を利用します。
すぐやる、できるだけ早くやる
タスクが明確にわかったら、すぐにやりましょう。
早くやることに、多く効率化のためのメリットがあります。
早くやると早く終わります。
早くやると早い段階で、問題が分かります。
早くやることで、軌道修正が、早めにできます。
ある程度フローを考えることは、大事だと思いますが、１００％の計画を立てるのに意味はないかと思います。
１００％の計画が、１００％その通りにいくことは、あまりないからです。
大きな会社でも、優秀な人が、時間をかけて、選んだ選択肢の判断ミスで、潰れてしまうこともあります。
ポラロイドカメラなどのアナログカメラで有名なポラロイド社やコダック社は、アナログの成功体験から、デジタルに乗り換えられずに、倒産してしまっています。
わからない、不透明なことを確認するメリット、調べる時間、失敗したときのダメージ、などを考慮して、バランスよく進めるのが重要ではないでしょうか？
注意したいのは、失敗したときのダメージを過大評価してしまうと、効率がとても下がるということです。
失敗したら大変だから、何もしないほうがいいよぉ〜
順番を考える
早くやるのと同じくらい、順番が大事だと思います。
どこがボトルネックになるのか？
どこで、時間がとられるのか？
他の人に頼まなくてはいけない仕事が何か？
僕は、他の人に頼んで、他の人が行うのに時間のかかりそうな仕事から処理しています。
そして、他の人に頼めるようなタスクを処理した後に、待ってる間に、自分でできる仕事をします。
こうすることで、仕事を同時並行して進めることができます。
自分にしかできないことが何で、他の人に頼める仕事が何か整理して、順番を決めています。
勇気を出す
次のステップに進むために、苦手な報告をしなくてはいけなかったり、上司の判断を聞く必要があって、なかなか進まない時があるでしょうか？
また、考えても、調べてもわからないことがあって、進まないことがあるでしょうか？
また、どの選択肢がよいかわからなくて、進まない時もあるかもしれません。
反対意見があって、進まないこともありますね＾＾；
そんな時は、勇気が必要です。
勇気を持って押し進めましょう。
一歩踏み出してみれば、意外とすんなり、いくかもしれません。
困難を乗り越える唯一の方法は、「自分には、必ず乗り越えられる」と信じることだ。障害を小さくして乗り越えるのではない。自分を大きくして乗り越えるのだ。
「戦う自分」をつくる １３の成功戦略
最後まで、お読みいただき、ありがとうございました！
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